事例の背景
「毎月、通帳のコピーと領収書の山を前に、夜中まで電卓を叩くのが苦痛でした」 千葉県内で開業して15年のM院長。経理はすべて夫人が担当していましたが、その手法は開業当時のまま。 ネットバンキングは使わず、すべての振込を窓口やATMで行い、その内容を一つひとつ帳簿に転記していました。以前の会計事務所からは「資料をまとめて送ってください」と言われるだけで、その「まとめる作業」がいかに大変かには寄り添ってくれませんでした。
「経理のために家族の時間が削られている。もっとスマートに、正確に数字を把握する方法はないか」 事務作業という「目に見えないコスト」を削減し、医院全体のバリューを高めるため、当事務所の記帳代行・DX支援を依頼されました。
当事務所からのご提案
M夫人の課題は、「転記（書き写す作業）」という付加価値ゼロの労働にありました。私たちは**「キャッシュアップ顧問（スタンダード）」**として、以下の経理DXを断行しました。
銀行・クレジットカードの「自動連携」設定
まず、全ての事業用口座とカードをクラウド会計に連携させました。 これにより、日付、金額、取引先が自動で取り込まれるようになり、入力ミスがゼロに。夫人が行っていた「通帳を見てエクセルに打つ」という作業を根底から消し去りました。さらに、AIによる自動仕訳学習機能を活用し、毎月のルーチンな支払いは「確認ボタン」を押すだけで完了する体制を構築しました。
「スキャナ保存」とクラウド記帳代行の運用
山積みの領収書については、スマートフォンのカメラや専用スキャナで読み取るだけでデータ化できる仕組みを導入しました。 当事務所の記帳代行チームが、クラウド上でその画像をリアルタイムに確認。夫人がノートに貼る手間を省きつつ、私たちは常に最新の数字（試算表）を把握できるようになりました。これにより、月次報告が「翌月末」から「翌月10日」へと大幅にスピードアップしました。
「現金管理」の最小化とキャッシュレス推進
小口現金の管理が最も手間であるため、可能な限りカード決済や振込へ移行。 「1円のズレ」を探すために何時間も費やしていた夫人のストレスを解消するため、どうしても現金が必要な場面以外はデジタルで完結するフローを設計。事務工数を削減するだけでなく、税務調査時に最も突っ込まれやすい「現金管理の不透明さ」というリスクを排除しました。
お客様の声
「『もっと早くやっておけばよかった』。夫婦で何度この言葉を口にしたか分かりません」 以前は、月末になると夫人がピリピリして、家庭の雰囲気まで悪くなっていました（笑）。当事務所が設定してくれたクラウド会計のおかげで、今はスマホでポチポチするだけで経理が終わってしまいます。
浮いた時間で夫人がスタッフの面談や院内の美化に目を向けられるようになり、結果として医院のバリュー（雰囲気）が格段に良くなりました。
『税理士は数字を合わせるだけの存在』だと思っていましたが、当事務所は『私たちの時間を作るパートナー』でした。最新のITを歯科経営にどう馴染ませるかを丁寧に教えてくれたことに感謝しています。
