神奈川県内で歯科医療法人を運営するS理事長（50代）からのご相談でした。ユニット6台、スタッフ12名。開業から15年が経ち、法人化してからは初めての税務調査です。
困っていたのは、調査そのものよりも「誰に立ち会ってもらうか」でした。長年おつきあいのある顧問税理士は、記帳と申告はきちんと対応してくれるものの、税務調査の立会い経験はほとんどないとのこと。「私も勉強しながらになりますが……」と言われ、不安になったそうです。
顧問契約を切り替えるつもりはない。ただ、当日の受け答えだけは慣れた専門家に任せたい。すでに調査日程は2週間後に決まっていました。
状況の整理（タイムライン）
まずご説明したのは、顧問税理士との関係をどう整理するかです。税務調査の立会いは、顧問契約とは切り離してスポットで依頼することができます。調査対象の税目について税務代理権限証書を提出すれば、当事務所が当日の対応にあたることが可能です。顧問税理士にもその旨をお伝えいただき、帳簿データと申告書一式をご提供いただきました。
次に、2週間で何ができるかを整理しました。すべてを点検する時間はありません。そこで、歯科医療法人の調査で説明を求められやすい経費に絞って準備することにしました。具体的には、材料費・技工費・医師会費・学会参加費・スタッフ研修費・交際費・車両費です。
帳簿を確認すると、処理は概ね適正でした。ただし勘定科目の使い方が年によって揺れており、たとえば同じ学会の参加費が「研修費」「交際費」「福利厚生費」に分かれて計上されていました。金額の問題ではなく、なぜその科目なのかを説明できないことがリスクでした。
当事務所の対応
歯科特有の経費を、一枚の説明資料にまとめました。 材料費率と技工費率について、過去3期の推移とその変動理由（自費症例の増減、技工所の変更、材料単価の上昇）を数字で示した資料を作成しました。調査官は比率の変動に着目します。こちらから先に説明を出しておけば、質問の多くは資料の確認だけで済みます。
事業関連性を、書類でひもづけました。 医師会費は請求書と会則、学会参加費は開催要項と参加証、スタッフ研修費は研修内容と参加者名簿。交際費については、相手先・目的・人数を領収書に記録する運用に切り替え、過去分も分かる範囲で一覧に整理しました。
勘定科目の揺れは、事前に整理して説明できる状態にしました。 過去の処理をさかのぼって直すのではなく、「どの年に、どういう考え方で計上したか」を一覧にし、今後の基準を明文化しています。
当日は、質問の窓口を一本化しました。 院長先生やスタッフが記憶に頼ってその場で答えると、あとで事実と違っていたときに訂正が難しくなります。事実関係の質問は理事長、帳簿と税務の質問は当事務所、というように役割を決めておきました。
結果
調査は2日間で終了しました。追加の帳簿提出や後日の再訪問を求められることはなく、指摘は交際費の一部（私的な支出が混ざっていた数万円分）にとどまっています。この分については修正申告を行いました。
S理事長からは「隣に座ってもらえるだけで、ここまで落ち着いて話せるものかと思いました。顧問の先生との関係もそのままで済んだのがありがたい」とのお声をいただきました。調査後は顧問税理士に経緯と資料一式を引き継ぎ、日常の記帳は従来どおり継続しています。
担当者からのひとこと
税務調査の立会いは、顧問契約とは別に、スポットでお受けすることができます。「今の税理士を替えるつもりはないが、調査の当日だけ不安だ」というご相談は、決して珍しくありません。
調査を短く終えるコツは、調査官の疑問を先回りして資料で示しておくことです。質問が増えるほど日数は延び、確認事項が積み上がります。準備期間が2週間しかなくても、論点を絞れば十分に間に合います。
